エクセルと言えば主に表計算を目的としたソフトで、実際に多くの人が使用した事のあるオフィスソフトだと思います。
今までにエクセルを操作した事がある方も一体誰に教わりましたか？恐らく独学で覚えた方も多いんじゃないでしょうか。実際に私もほとんど独学で覚え、今ではVBAプログラムを使ってユーザーフォームを作成するまで至りました。
今回はそんなエクセルについて、知っていると作業効率が大きく上がる便利な機能を中心にご紹介させていただきます。
今回の記事はエクセル初心者向けの記事となりますので既にバリバリエクセル使ってるぜ！なんて方はあまり参考にならないと思います。
エクセル基本的な機能
私がよく使う機能のうち特に使用頻度の高いものや知らないと損をしてしまう基本的な機能について紹介していきます。
セルの結合
私がよく使う機能の一つが「セルの結合」です。セルの結合は上下もしくは左右に隣り合うセル同士を一つのセルとして結合させる機能になります。
エクセル基本的な機能：セルの結合例えば項目の作成時に上記の様に、単価の下に税抜と税込を追加した事で赤枠部分が余ってしまうといったケースですね。
手順としては結合したい複数のセルを選択し、メニューバーにある「セルを結合して中央揃え」というボタンをクリックするだけ。
上記の場合はC4とC5のセルを縦に結合し、D4とE4セルを横に結合しています。（青枠部分）
セル内での改行
セルに文字を入力し、エンターキーを押すとカーソルが次のセルに飛んでしまいます。
エクセル基本的な機能：セル内の改行一つのセル内で改行したい場合は「Altキーを押しながらエンターキー」を押しましょう。セル内で改行する事が出来ます。
罫線を引く
表といえば罫線です。簡単な罫線であればメニューバーから引く事が出来ます。
エクセル基本的な機能：罫線の引き方表全体を選択し、メニューバーから引きたい種類の罫線を選択するだけ。
また、罫線を引きたいセルを選択後、選択した範囲内で右クリック → セルの書式設定 → 罫線タブに切り替える事で罫線の色や太さ、種類を変えたりと細かな設定をする事が出来ます。
表や文字の装飾
次により見やすい表とする為に装飾を行う方法。
エクセル基本的な機能：表や文字の装飾色を付けたいセルを選択し、メニューバーのバケツの様なアイコンをクリックする事で好きなセルの背景色を好きな色に変更する事ができ、隣にあるＡというアイコンはテキストの色を変更する事が出来ます。
印刷時の中央寄せ
基本的に私の場合はまずは表を作り、印刷範囲については後から調整しています。
今回の表をプレビューで見ると
エクセル基本的な機能：印刷時の中央寄せ右側の部分の方が余白が大きく、印刷のバランスが悪いです。こんな時にセルの大きさをいじりながら微調整なんてしていませんか？
エクセル基本的な機能：印刷時の中央寄せページレイアウト → ページ設定右下のアイコン → 余白タブ → 水平にチェックを入れる事で自動的に真ん中にくるように印刷してくれます。
エクセル基本的な機能：ショートカットキー
エクセルを使う上で知っていると便利なショートカットキーを一覧で紹介します。
- コピー（Ctrl＋C）
- カット（Ctrl＋X）
- 貼付け（Ctrl＋V）
- 元に戻す（Ctrl＋Z）
- 上書き保存（Ctrl＋S）
- 印刷（Ctrl＋P）
- カーソル移動（Ctrl＋矢印キー）
※セルにデータが入力されていればデータの末尾まで - 隣り合うセルを選択（Shift＋矢印キーorクリック）
- 別々のセルを選択（Ctrl＋クリック）
- データ範囲の選択（Ctrl＋Shift＋矢印キー）
- 全選択（Ctrl＋A）
- 太字（Ctrl＋B）
- 斜字（Ctrl＋I）
- 下線（Ctrl＋U）
- 検索（Ctrl＋F）
- 置換（Ctrl＋H）
私がよく使うショートカットキーは主にこんな感じです。私は気が付けば既にショートカットキーを使う様になっていたので今では無くてはならない存在になっていますが、最初の内はぎこちなかったり、使いにくいなぁと思うかもしれません。
ただこれだけはハッキリ言っておくと、このショートカットキーを使う使わないで作業効率は倍どころか３倍以上上がると思います。
実際に私がショートカットキーを使って操作していると周りの人から見ると早すぎて「何をやっているのか全然分からない」と言われます。
今回はここまで
エクセルの機能はたくさんありすぎて全部紹介しようと思うととても一つの記事では書ききれません。でとりあえず今回は基本的な機能と便利なショートカットキーを紹介させていただきました。
私の様なブロガーがGoogleアナリティクスといったWEB解析ツールでcsvファイルをダウンロードする事が出来るように最近では様々なサービスでcsvデータをダウンロードする事が出来ます。
その際に少しでもエクセルを使う事が出来れば自分なりに分析する事が出来ますし、会社や企業でエクセルが使えるという事はもはや当たり前といってもいい程です。
例え使えなくても誰かが困るといったものではありませんがエクセルを使えば表計算、分析資料の他にも簡単なPOPやチラシが作れたりと様々な事が出来ますので是非挑戦してみて下さい。
次回はよく使う関数や便利な関数を紹介したいと思います。
ExcelやWordといったオフィス系のソフトは独学で覚えるケースが多いと思います。独学でもある程度は使いこなせるようになるかもしれませんが、誰かに教えて貰う方がすぐに覚え、活用する事が出来ます。
なぜなら、ExcelやWordの初心者は質問したい内容が分からない事が多いからです。Google先生も優秀ですが、それは質問したい事がハッキリ分かっているという前提があっての話。
無料の説明会や資料請求、オンライン面談といった無料で活用できる事もありますので気になる方はご参考下さい。
